Gästemappe Ferienwohnung: Inhalte, Vorlage und digitale Varianten

Von Daniel Schulz, residir GmbH · Zuletzt aktualisiert: 14. Oktober 2026

Eine Gästemappe für die Ferienwohnung sammelt alles, was Gäste während des Aufenthalts wissen müssen: Anreise und Check-in, WLAN, Geräte, Müll, Notfallnummern, Nahverkehr, Einkaufen und Check-out. Sie spart dem Gastgeber Anrufe und dem Gast die Suche. Ob gedruckt oder als digitale Gästemappe, entscheidend ist, dass die Angaben stimmen und die wichtigsten auf der ersten Seite stehen.

Wir richten im Lehel gerade ein Haus mit 54 Apartments ein und überlegen deshalb selbst, welche Gastinformation wirklich gebraucht wird. Dieser Ratgeber zeigt Inhalte, eine Gliederung als Vorlage, die Vor- und Nachteile digitaler Varianten und ein Beispiel für Angaben rund um das Lehel. Stand ist Oktober 2026.

In diesem Artikel:

• Wozu eine Gästemappe?
• Was Gäste davon haben
• Was in die Gästemappe gehört
• Vorlage: Gliederung zum Kopieren
• Digital oder gedruckt?
• Mehrsprachige Gästeinformation
• Tipps zum Erstellen
• Datenschutz
• Beispiel aus dem Lehel
• Fazit
• Häufige Fragen

Abschnitt	Inhalt	Tipp
Begrüßung	kurzer Willkommenstext, Kontakt	zwei, drei Sätze reichen
Anreise und Check-in	Adresse, Schlüssel, Zugang	auch vorab per E-Mail schicken
WLAN und Geräte	Netzname, Passwort, Kurzanleitungen	auf die erste Seite
Müll und Lüften	Tonnen, Standort, Trennung	Fotos der Tonnen helfen
Notfall	112, 110, 116117, Gastgeber	Adresse der Wohnung dazuschreiben
Umgebung	Nahverkehr, Parken, Einkaufen, Restaurants	Gehminuten statt Adjektive
Check-out	Uhrzeit, Schlüssel, Lichter, Fenster	kurze Liste am Ende

Gästemappe für die Ferienwohnung: wozu sie dient

Die meisten Fragen von Gästen wiederholen sich: Wie lautet das WLAN-Passwort? Wie funktioniert die Spülmaschine? Wohin mit dem Altglas? Eine Gästemappe beantwortet diese Fragen einmal schriftlich, statt dass der Gastgeber sie bei jeder Buchung am Telefon erklärt. Im Hotel übernimmt das die Rezeption, in einer Ferienwohnung mit Self-Check-in ist die Mappe oft die einzige Auskunft vor Ort.

Eine Ferienwohnung Gästemappe ist kein Vertrag und kein Regelwerk. Die Regeln des Hauses, etwa Ruhezeiten oder Rauchverbot, gehören in eine eigene Hausordnung, die Gäste schon vor der Buchung sehen. Die Mappe kann darauf verweisen, sollte sie aber nicht ersetzen. Auch das Gästebuch für die Ferienwohnung ist etwas anderes: Dort schreiben die Gäste, in der Mappe schreibt der Gastgeber.

Gästemappe im Hotel und in der Ferienwohnung

Auch eine Gästemappe im Hotel ist verbreitet, meist als Zimmermappe mit Frühstückszeiten, Spa und Zimmerservice. In der Ferienwohnung ist der Schwerpunkt ein anderer. Gäste kochen selbst, trennen den Müll selbst und müssen Geräte ohne Hilfe bedienen. Deshalb fällt die Mappe hier praktischer aus und braucht mehr Anleitungen.

Was Gäste von einer guten Gästemappe haben

Aus Gästesicht ist die Mappe das Erste, was man nach einer langen Anreise sucht. Wer am späten Abend ankommt, will in zwei Minuten wissen, wie das WLAN heißt, wo der nächste Supermarkt ist und wann er am Abreisetag die Wohnung verlassen muss. Steht das klar auf der ersten Seite, fühlt sich die Wohnung sofort vertraut an.

Gäste sollten die Mappe deshalb nicht erst am letzten Tag aufschlagen. Ein Blick hinein direkt nach der Ankunft erspart später Fragen, etwa zur Heizung, zum Herd oder zum Ablauf beim Auschecken. Wer eine Ferienwohnung in München bucht, findet dort im besten Fall auch Tipps, die in keinem Reiseführer stehen: die Bäckerei um die Ecke, den kürzesten Weg zur U-Bahn, den ruhigen Platz an der Isar.

Was gehört in eine Gästemappe? Die Inhalte im Detail

Die folgenden Abschnitte decken fast jede Ferienwohnung ab. Nicht jeder Punkt braucht eine eigene Seite, manche passen in zwei Zeilen.

Begrüßung und Kontakt

Ein kurzer Willkommenstext genügt, dazu der Name des Gastgebers oder der Ansprechperson und wie sie erreichbar ist: Telefon, Nachricht, E-Mail, mit Uhrzeiten. Gibt es eine Vertretung für Urlaub oder Krankheit, gehört auch deren Nummer hinein.

Anreise und Check-in

Die vollständige Adresse mit Stockwerk und Klingelschild, der Weg vom Bahnhof oder Flughafen und die Beschreibung des Check-ins. Bei Schlüsselsafe oder Codeschloss: wo genau, wie es funktioniert und was zu tun ist, wenn der Code nicht geht. Diese Angaben müssen Gäste vor der Ankunft haben, also gehören sie zusätzlich in die Buchungsbestätigung.

WLAN, Geräte und Heizung

Netzname und Passwort stehen am besten auf der ersten Seite oder auf einer Karte neben dem Router. Für Herd, Backofen, Spülmaschine, Waschmaschine, Kaffeemaschine, Fernseher und Heizung reichen kurze Schritte mit einem Foto des Bedienfelds. Komplette Herstellerhandbücher liest niemand, sie können in einer Schublade liegen.

Müll und Lüften

Mülltrennung ist für Gäste aus dem Ausland oft neu. Beschreiben Sie, welche Tonne wofür ist, wo die Tonnen stehen und wo Glas und Verpackungen hinkommen. In München stehen für Glas und Verpackungen vielerorts Wertstoffinseln an der Straße, die Regeln können sich je nach Haus und Stadtteil unterscheiden. Schreiben Sie deshalb genau, was in Ihrem Haus gilt, am besten mit Foto.

Notfallnummern

• 112: Feuerwehr und Rettungsdienst, europaweit kostenlos
• 110: Polizei
• 116117: ärztlicher Bereitschaftsdienst außerhalb der Praxiszeiten
• Gastgeber oder Vertretung: Nummer für Probleme mit der Wohnung, etwa Wasser oder Stromausfall
• Adresse der Wohnung: damit Gäste sie im Notfall am Telefon nennen können

Ärzte und Apotheken

Nennen Sie die nächste Allgemeinarztpraxis und die nächste Apotheke mit Gehzeit. Für Nächte und Wochenenden hängt an jeder Apotheke ein Aushang mit der nächsten Notdienst-Apotheke, außerdem bieten die Apothekerkammern eine Notdienstsuche im Internet an. Bei Lebensgefahr gilt immer die 112.

Reisen Gäste mit Tier an, gehört die nächste Tierarztpraxis mit Notdienstnummer in die Mappe, dazu Hinweise auf Hundewiesen oder Wege an der Isar. Wer seine Wohnung für Urlaub in München mit Hund öffnet, sollte diese Seite nicht vergessen.

Nahverkehr und Parken

Die nächste U-Bahn-, S-Bahn-, Tram- und Bushaltestelle mit Gehminuten, dazu ein Hinweis, wo Gäste Tickets kaufen. Für Gäste mit Auto: Gibt es einen Stellplatz, wie kommt man in die Tiefgarage, und wo ist Parken auf der Straße erlaubt? In vielen Münchner Innenstadtvierteln gilt Anwohnerparken, Details erklärt unser Ratgeber Parken in München.

Einkaufen und Restaurants

Der nächste Supermarkt, eine Bäckerei und ein Markt mit Öffnungszeiten. In Bayern schließen Geschäfte werktags in der Regel um 20 Uhr, sonntags haben fast alle zu, offen sind dann vor allem Läden in großen Bahnhöfen und am Flughafen. Diesen Hinweis übersehen Gäste aus anderen Ländern gern.

Für Restaurants reichen drei bis fünf persönliche Empfehlungen mit Gehzeit und Hinweis, ob man reservieren sollte. Gäste in München fragen oft nach Wirtshäusern, Biergärten und Gerichten wie Schweinsbraten oder Weißwurst, einen Überblick gibt unser Ratgeber zur bayerischen Küche.

Check-out

Uhrzeit, Schlüsselrückgabe und eine kurze Liste: Fenster schließen, Licht aus, Geschirr in die Spülmaschine, Müll zur Tonne. Mehr erwarten Gäste nicht, und mehr sollte die Mappe auch nicht verlangen, wenn eine Endreinigung bezahlt ist.

Gästemappe Vorlage: Gliederung zum Kopieren

Diese Gliederung können Sie als Gästemappe Vorlage in Word oder ein anderes Textprogramm übernehmen und als Gästemappe PDF speichern. Sie ist bewusst schlicht. Eine Gästemappe Ferienwohnung Vorlage kostenlos aus dem Internet spart Zeit beim Layout, die Inhalte müssen Sie ohnehin selbst schreiben.

1. Titelseite: Name der Wohnung, Adresse, Willkommenssatz
2. Auf einen Blick: WLAN, Check-in, Check-out, Telefonnummer des Gastgebers, Notruf 112
3. Anreise: Weg ab Hauptbahnhof und Flughafen, Schlüsselsafe oder Code, Stockwerk
4. Die Wohnung: Räume, Heizung, Lüften, Sicherungskasten, Wasserhaupthahn
5. Geräte: Herd, Backofen, Spülmaschine, Waschmaschine, Kaffeemaschine, Fernseher
6. Müll: Tonnen, Standort, Glas und Verpackungen
7. Notfall und Gesundheit: 112, 110, 116117, Arztpraxis, Apotheke, Tierarzt
8. Mobilität: Haltestellen, Tickets, Parken, Fahrrad
9. Einkaufen: Supermarkt, Bäckerei, Markt, Öffnungszeiten
10. Essen und Trinken: drei bis fünf Empfehlungen
11. Ausflüge und Tipps: Spaziergänge, Sehenswertes, Regenwetter
12. Hausregeln: kurzer Verweis auf die Hausordnung
13. Abreise: Uhrzeit, Schlüssel, kurze Liste

Wer eine Gästeinformation für die Ferienwohnung als Vorlage sucht oder eine Infomappe für die Ferienwohnung als Vorlage braucht, kann dieselbe Gliederung nutzen, die Begriffe meinen fast immer dasselbe. Für eine Gästemappe Vorlage in Word lohnt sich eine Formatvorlage für Überschriften, damit das Inhaltsverzeichnis automatisch entsteht.

Digitale Gästemappe oder gedruckt?

Die digitale Gästemappe hat in den letzten Jahren stark zugelegt, weil Gäste ohnehin mit dem Handy anreisen. Sie ersetzt die gedruckte Mappe aber nicht in jedem Fall.

Kriterium	Gedruckte Mappe	Digitale Gästemappe
Aktualisieren	neu drucken	sofort online
Vor der Anreise lesbar	nein	ja, per Link oder PDF
Ohne Handy und Akku	ja	nein
Mehrere Sprachen	dicke Mappe	Sprachwahl
Kosten	Druck, Ordner	von kostenlos (PDF) bis Abo (App)
Abnutzung	Flecken, fehlende Seiten	keine

Digitale Gästemappe selber machen

Die einfachste Variante ist das PDF: Gliederung schreiben, speichern, mit der Buchungsbestätigung verschicken. Eine digitale Gästemappe kostenlos geht auch als einfache Webseite, etwa eine nicht verlinkte Unterseite der eigenen Website, die Gäste über einen QR-Code in der Wohnung öffnen. So können Sie die digitale Gästemappe selber machen und jederzeit ändern.

App oder Webseite

Eine digitale Gästemappe als App lohnt sich vor allem bei mehreren Wohnungen, weil Inhalte zentral gepflegt und in Sprachen übersetzt werden. Für eine einzelne Wohnung ist ein Abo meist überdimensioniert. Achten Sie bei Anbietern darauf, dass Gäste keine App installieren müssen, ein Link im Browser ist für die meisten bequemer.

Hotel, Ferienhaus und Ferienwohnung

Die digitale Gästemappe im Hotel wird oft mit Zimmerbuchung, Speisekarte oder Spa-Terminen verknüpft. Eine digitale Gästemappe im Ferienhaus oder in der Ferienwohnung kommt mit weniger aus: Infos, Anleitungen, Tipps. Die digitale Gästemappe für die Ferienwohnung sollte deshalb vor allem schnell laden und auch bei schwachem Netz funktionieren.

Unser Rat: Schicken Sie die digitale Fassung vor der Anreise und legen Sie eine kurze gedruckte Seite mit WLAN, Notfallnummern und Check-out in die Wohnung. Das genügt den meisten Gästen.

Gästeinformation mehrsprachig anbieten

München hat viele internationale Gäste, zu Messen und im Sommer ebenso wie im Herbst. Eine Gästemappe nur auf Deutsch hilft vielen nicht weiter. Mindestens Englisch sollte dabei sein, bei vielen Gästen aus Italien, Frankreich oder dem arabischen Raum lohnt sich eine weitere Sprache.

Übersetzen Sie zuerst die erste Seite und die Notfallnummern, danach Geräte und Check-out. Bei Tipps zu Restaurants reicht oft der Originalname. Lassen Sie maschinelle Übersetzungen von jemandem gegenlesen, der die Sprache spricht, gerade bei Anleitungen zu Heizung oder Herd.

Geschäftsreisende brauchen andere Hinweise als Familien. Wer eine Unterkunft zur Messe München anbietet, ergänzt den Weg zur Messe: Das Gelände liegt in Riem, die U2 fährt zu den Stationen Messestadt West und Messestadt Ost. Familien interessieren sich eher für Spielplätze und Kinderärzte.

Gästemappe erstellen: Tipps aus der Praxis

Wer eine Gästemappe für die Ferienwohnung erstellen will, sollte mit den Fragen anfangen, die Gäste tatsächlich stellen. Sammeln Sie ein paar Wochen lang jede Nachricht, die Gäste schicken. Was dreimal kommt, gehört auf die erste Seite.

• Kurz schreiben: Sätze mit höchstens einer Information, Schritte nummerieren.
• Fotos statt Erklärungen: ein Bild vom Sicherungskasten oder der Mülltonne ersetzt einen Absatz.
• Konkret bleiben: „9 Minuten zu Fuß“ statt „ganz in der Nähe“.
• Regelmäßig prüfen: geschlossene Restaurants, neue Öffnungszeiten, geändertes WLAN-Passwort.
• Ehrlich sein: Lärm von einer Baustelle oder einen fehlenden Aufzug lieber ansprechen als verschweigen.

Beim Gästemappe Erstellen hilft ein fester Termin, etwa zweimal im Jahr. Gibt es mehrere Wohnungen, halten Sie einen gemeinsamen Teil und je Wohnung einen eigenen Teil für Geräte und Zugang. Wer kurze Aufenthalte von Handwerkern hat, etwa als Monteurzimmer in München, fasst die Mappe auf eine Seite zusammen: Zugang, WLAN, Parken, Waschmaschine, Ansprechpartner.

Was nicht in die Mappe gehört

Lange Verbotslisten wirken unfreundlich und gehören in die Hausordnung. Ebenso wenig gehören private Daten anderer Personen hinein, etwa Handynummern von Nachbarn ohne deren Zustimmung. Auch Werbung für Dritte, für die der Gastgeber Provision erhält, sollte er als solche kennzeichnen.

Datenschutz bei der digitalen Gästemappe

Eine gedruckte Mappe enthält in der Regel keine Daten der Gäste und ist datenschutzrechtlich unproblematisch. Bei einer digitalen Variante sieht das anders aus, sobald sie als Webseite oder App läuft. Dann gelten die üblichen Pflichten für Websites, etwa Impressum und Datenschutzerklärung, und Tracking oder Cookies brauchen je nach Einsatz eine Einwilligung.

Am einfachsten ist eine Gästemappe, die keine Daten der Gäste abfragt. Wer Formulare für Wünsche oder Bewertungen einbaut, sollte nur abfragen, was er braucht, und bei externen Anbietern einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen. Das ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Beispiel: Gästemappe für eine Ferienwohnung im Lehel

Wie konkret die Umgebungsseite einer Gästemappe sein kann, zeigt das Lehel, das Viertel rund um unser künftiges Haus in der Ländstraße. Die folgenden Angaben sind Richtwerte ab der Ländstraße, Stand Oktober 2026. Hausdetails wie Zugang oder Geräte hängen von der jeweiligen Wohnung ab und stehen deshalb nicht in diesem Beispiel.

Rubrik	Beispiel für das Lehel
Nahverkehr	U-Bahn Lehel (U4, U5) und S-Bahn Isartor wenige Gehminuten entfernt
Altstadt	Isartor 4 Min., Hofbräuhaus 7 Min., Marienplatz 12 Min. zu Fuß
Markt	Viktualienmarkt 9 Min. zu Fuß, sonntags geschlossen
Spaziergang	Isarufer direkt im Viertel, Englischer Garten in unter 20 Min.
Museum	Deutsches Museum 12 Min. zu Fuß
Abends	Maximilianstraße 5 Min., Wirtshäuser in der Altstadt

Zu jeder Rubrik passt ein Satz, der die Entscheidung erleichtert. Zum Viktualienmarkt etwa: lieber vormittags, am Samstag ist es voll. Zum Englischen Garten: zum Eisbach mit den Surfern sind es rund 18 Minuten. Solche Hinweise unterscheiden eine Gästemappe von einer Liste aus dem Internet.

Daniel Schulz hat in acht Jahren mit Serviced Apartments über 80.000 Gästeaufenthalte betreut. Seine Erfahrung: Je klarer Anreise, WLAN und Check-out beschrieben sind, desto seltener klingelt abends das Telefon. Die Umgebungstipps sind das, woran sich Gäste später erinnern.

Fazit

Eine gute Gästemappe für die Ferienwohnung ist kurz, aktuell und konkret: Die wichtigsten Angaben stehen auf der ersten Seite, die digitale Fassung kommt vor der Anreise, eine gedruckte Seite mit WLAN, Notfallnummern und Check-out liegt in der Wohnung, und wer Gäste für Monate aufnimmt, etwa beim Wohnen auf Zeit in München, ergänzt Hinweise zu Ummelden, Post und Waschküche.

Häufige Fragen zur Gästemappe in der Ferienwohnung

Was gehört in eine Gästemappe für die Ferienwohnung?

In eine Gästemappe gehören Begrüßung, Anreise und Check-in, WLAN-Zugang, Anleitungen für Geräte, Mülltrennung, Notfallnummern, Hinweise zu Ärzten und Apotheken, Nahverkehr und Parken, Einkaufen, Restaurant-Tipps und der Ablauf beim Check-out. Die Regeln des Hauses stehen besser in einer eigenen, kurzen Hausordnung, auf die die Mappe verweist.

Ist eine digitale Gästemappe besser als eine gedruckte?

Eine digitale Gästemappe lässt sich schneller aktualisieren, und Gäste können sie schon vor der Anreise lesen. Eine gedruckte Mappe funktioniert ohne Handy und Akku und wird von älteren Gästen oft lieber genutzt. Viele Gastgeber kombinieren beides: digital als Link oder PDF vor der Anreise, in der Wohnung eine kurze gedruckte Fassung mit den wichtigsten Punkten.

Wo finde ich eine Gästemappe Vorlage kostenlos?

Eine einfache Vorlage können Sie selbst anlegen: Die Gliederung in diesem Artikel lässt sich in Word oder ein anderes Textprogramm übernehmen und als PDF speichern. Wichtig ist nicht das Layout, sondern dass jeder Abschnitt mit den echten Angaben Ihrer Wohnung gefüllt ist.

Kann ich eine digitale Gästemappe selber machen?

Ja. Die einfachste digitale Gästemappe ist ein PDF, das Sie mit der Buchungsbestätigung verschicken. Etwas komfortabler ist eine einfache Webseite ohne Tracking, die Gäste über einen QR-Code in der Wohnung aufrufen. Eine App braucht es für eine einzelne Ferienwohnung meist nicht.

Welche Notfallnummern gehören in die Gästemappe?

Mindestens 112 für Feuerwehr und Rettungsdienst, 110 für die Polizei und 116117 für den ärztlichen Bereitschaftsdienst außerhalb der Praxiszeiten. Dazu kommen die Telefonnummer des Gastgebers oder einer Vertretung, ein Hinweis, wie Gäste die nächste Notdienst-Apotheke finden, und die genaue Adresse der Wohnung.

In welchen Sprachen sollte die Gästemappe sein?

Mindestens auf Deutsch und Englisch. Wer viele Gäste aus einem bestimmten Land hat, ergänzt deren Sprache. Bei einer digitalen Gästemappe ist das einfacher, weil Gäste die passende Sprache selbst auswählen.

Wie lang sollte eine Gästemappe sein?

So kurz wie möglich. Die wichtigsten Angaben wie WLAN, Check-out und Notfallnummern sollten auf der ersten Seite stehen. Für eine kleine Ferienwohnung reichen meist sechs bis zehn Seiten, für Geräteanleitungen genügen kurze Schritte statt kompletter Handbücher.