Rechnung Ferienwohnung: Muster, Vorlage und Pflichtangaben für Vermieter und Gäste

Von Daniel Schulz, residir GmbH · Zuletzt aktualisiert: 14. Oktober 2026

Eine Rechnung für eine Ferienwohnung braucht über 250 Euro brutto alle Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG, darunter Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und die Umsatzsteuer getrennt nach 7 und 19 Prozent. Bis 250 Euro reicht eine Kleinbetragsrechnung, Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Ein Muster zum Übernehmen finden Sie weiter unten als Tabelle.

Dieser Ratgeber richtet sich an Vermieter, die eine Ferienwohnung-Rechnung schreiben, und an Gäste, die eine Rechnung für die Reisekostenabrechnung brauchen. Unser Autor Daniel Schulz hat in acht Jahren mit Serviced Apartments über 80.000 Gästeaufenthalte betreut und kennt die typischen Rückfragen von Firmenkunden. Stand ist Oktober 2026. Der Artikel ist eine allgemeine Übersicht und keine Steuerberatung.

In diesem Artikel:

• Pflichtangaben nach § 14 UStG
• Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
• Mehrwertsteuer: 7 % oder 19 %
• Rechnung ohne MwSt als Kleinunternehmer
• Muster und Vorlage zum Übernehmen
• Rechnung schreiben in sechs Schritten
• Rechnung für Geschäftsreisende
• Rechnung bei Buchung über eine Plattform
• Häufige Fehler
• Aufbewahrung
• Fazit
• Häufige Fragen

Fall	Was auf die Rechnung muss	Rechtsgrundlage
Rechnung über 250 € brutto	alle Pflichtangaben, Umsatzsteuer nach Steuersätzen getrennt	§ 14 Abs. 4 UStG
Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto	Vermieter, Datum, Leistung, Bruttobetrag, Steuersatz	§ 33 UStDV
Kleinunternehmer	keine Umsatzsteuer, Hinweis auf die Steuerbefreiung	§ 19 UStG, § 34a UStDV
Übernachtung inkl. Wäsche und Reinigung	7 % Umsatzsteuer	§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG
Parkplatz, Getränke, Wellness	19 % Umsatzsteuer, getrennt ausweisen	§ 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 2 UStG

Rechnung für Ferienwohnung: Pflichtangaben nach § 14 UStG

Eine Rechnung über die Vermietung ist ein Beleg für zwei Seiten: Der Vermieter dokumentiert seine Einnahmen, der Gast oder seine Firma die Ausgabe. Damit eine Firma die Vorsteuer abziehen kann, muss eine Rechnung für Ferienwohnung-Aufenthalte über 250 Euro brutto alle Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Fehlt eine davon, fordert die Buchhaltung des Gastes meist eine Korrektur an.

1. Vollständiger Name und Anschrift des Vermieters und des Rechnungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Vermieters
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird
5. Art und Umfang der Leistung, etwa „Vermietung Ferienwohnung, 2 Zimmer, Musterstraße 5“
6. Zeitpunkt der Leistung, also An- und Abreisedatum
7. Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie vorab vereinbarte Rabatte
8. Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Der Leistungszeitraum wird oft vergessen, dabei ist er für die Reisekostenabrechnung entscheidend: Nur so lässt sich die Rechnung einer bestimmten Reise zuordnen. Gegenüber Unternehmern, die für ihr Unternehmen buchen, muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 UStG).

Rechnung Ferienwohnung privat: was private Vermieter beachten

Wer eine Ferienwohnung regelmäßig vermietet, ist umsatzsteuerlich in der Regel Unternehmer, auch ohne Gewerbeanmeldung. Für private Vermieter ändert sich deshalb an den Pflichtangaben nichts. Wer seine Ferienwohnung privat anbietet und eine Rechnung schreiben muss, hat oft nur die Wahl zwischen Regelbesteuerung mit 7 Prozent oder der Kleinunternehmerregelung, die weiter unten beschrieben ist. Wie die Einnahmen bei der Einkommensteuer behandelt werden, erklärt unser Ratgeber zur Ferienwohnung-Steuer.

Wie Sie die Vermietung insgesamt aufsetzen, von der Erlaubnis bis zur Anmeldung, steht in unserem Ratgeber zum Thema Ferienwohnung vermieten.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Für kurze Aufenthalte vereinfacht § 33 UStDV die Rechnung erheblich. Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro brutto, genügen diese Angaben:

• Name und Anschrift des Vermieters
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung, etwa „2 Übernachtungen Ferienwohnung, 10.–12.03.2026“
• Bruttobetrag, also Entgelt und Steuer in einer Summe
• Steuersatz, etwa „inkl. 7 % USt“, oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Name und Anschrift des Gastes, Steuernummer und Rechnungsnummer sind bei einer Kleinbetragsrechnung nicht vorgeschrieben. Viele Vermieter vergeben trotzdem eine Nummer, weil sie das eigene Belegarchiv übersichtlicher macht.

Quittung statt Rechnung?

Bei Barzahlung fragen Gäste oft nach einer Quittung. Ein Quittung-Ferienwohnung-Vordruck kostenlos aus dem Schreibwarenladen bestätigt allerdings nur, dass Geld geflossen ist. Für die Reisekostenabrechnung zählt die Rechnung mit den oben genannten Angaben. Am einfachsten ist eine Rechnung mit dem Vermerk „Betrag bar erhalten am …“, dann deckt ein Dokument beides ab.

Mehrwertsteuer auf der Rechnung: 7 % oder 19 %

Die kurzfristige Vermietung von Wohn- und Schlafräumen an Gäste ist nach § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG mit 7 Prozent begünstigt. Das gilt auch für Leistungen, die unmittelbar der Übernachtung dienen, selbst wenn sie gesondert berechnet werden: Bettwäsche, Handtücher, Strom und die Reinigung der Wohnung (Abschnitt 12.16 Abs. 4 UStAE). Eine separat ausgewiesene Endreinigung steht deshalb in der Regel ebenfalls mit 7 Prozent auf der Rechnung.

Wie Gäste die Endreinigung sehen und was trotzdem bei ihnen bleibt, beschreibt unser Ratgeber zur Endreinigung der Ferienwohnung. Für die Rechnung wichtig: Die Gebühr gehört in den Gesamtpreis und steht als eigene Position mit Steuersatz auf dem Beleg.

Was mit 19 Prozent berechnet wird

Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, sind vom ermäßigten Satz ausgenommen (Aufteilungsgebot, § 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 2 UStG). Die Finanzverwaltung nennt dafür unter anderem:

• Parkplatz oder Stellplatz: 19 Prozent, auch wenn er zur Wohnung gehört und gesondert berechnet wird.
• Getränke, etwa aus einer Minibar oder einem Willkommenspaket: 19 Prozent.
• Wellness, Fahrradverleih, Transfer, Wäscheservice für Kleidung: grundsätzlich 19 Prozent.
• Frühstück: Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen dauerhaft 7 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG), Getränke bleiben bei 19 Prozent.

Für Gäste heißt das: Auf einer korrekten Rechnung stehen bei solchen Extras zwei Steuersätze nebeneinander. Bietet eine Ferienwohnung nur die Wohnung samt Wäsche und Reinigung an, reicht ein einziger Steuersatz von 7 Prozent.

Kleinunternehmer: Ferienwohnung-Rechnung ohne MwSt

Viele private Vermieter fallen unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Der Gesamtumsatz darf im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Wird die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr überschritten, endet die Regelung bereits mit dem Umsatz, der die Grenze reißt.

Kleinunternehmer stellen eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Nach § 34a UStDV braucht sie Name und Anschrift von Vermieter und Gast, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Art der Leistung, den Gesamtbetrag und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Ein häufiger Fehler: Kleinunternehmer schreiben „inkl. 7 % MwSt“ auf die Rechnung, weil eine Vorlage aus dem Netz das so vorsieht. Wer Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt nach § 14c UStG, auch wenn er eigentlich befreit ist. Für Firmengäste ist eine Rechnung ohne Umsatzsteuer kein Problem, sie können dann nur keine Vorsteuer abziehen.

Rechnung Ferienwohnung Muster: Vorlage zum Übernehmen

Die folgende Muster-Rechnung Ferienwohnung zeigt eine Regelrechnung mit zwei Steuersätzen. Alle Namen, Nummern und Beträge sind Beispielwerte. Übernehmen Sie die Felder in Ihr Textprogramm oder Ihre Rechnungssoftware und ersetzen Sie die Werte durch Ihre eigenen.

Feld	Beispiel	Pflicht
Vermieter	Max Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt	ja
Rechnungsempfänger	Beispiel GmbH, Beispielweg 2, 54321 Beispielstadt, Gast: Erika Beispiel	ja
Steuernummer	123/456/78901	ja
Rechnungsdatum	20.11.2026	ja
Rechnungsnummer	2026-014	ja, fortlaufend
Leistung	Vermietung Ferienwohnung „Am Fluss“, 2 Zimmer, Musterstraße 5, 12345 Musterstadt	ja
Leistungszeitraum	16.11.2026 bis 20.11.2026, 4 Nächte	ja
Übernachtung	4 × 110,00 € = 440,00 € netto, 7 %	ja
Endreinigung	60,00 € netto, 7 %	ja, falls berechnet
Stellplatz	4 × 15,00 € = 60,00 € netto, 19 %	ja, falls berechnet
Umsatzsteuer	7 % auf 500,00 € = 35,00 €; 19 % auf 60,00 € = 11,40 €	ja
Gesamtbetrag	606,40 € brutto	üblich
Zahlung	„Betrag erhalten am 16.11.2026“ oder Bankverbindung und Zahlungsziel	nein

Mit dieser Vorlage schreiben Sie die Rechnung für eine Ferienwohnung in wenigen Minuten. Für die Rechnung bei Privatvermietung einer Ferienwohnung als Kleinunternehmer ändern sich an der Rechnungsvorlage nur drei Zeilen:

Feld	Änderung gegenüber dem Muster	Beispiel
Übernachtung, Endreinigung, Stellplatz	nur Bruttobeträge, kein Steuersatz	440,00 € / 60,00 € / 60,00 €
Umsatzsteuer	entfällt	–
Hinweis	Steuerbefreiung nennen	„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Vorlagen aus dem Netz: Word, Excel, PDF

Wer nach „Rechnung Ferienwohnung Muster PDF“ sucht, findet zahlreiche Dateien, viele davon ohne Datum. Ähnlich ist es bei Suchen nach einer Vorlage „Rechnung Ferienwohnung Muster Word“ oder einer Tabelle „Rechnung Ferienwohnung Excel“. Prüfen Sie jede fremde Datei gegen die Pflichtangaben oben, bevor Sie sie nutzen.

Besonders bei einem Angebot wie „Rechnung Ferienwohnung Vordruck kostenlos“ oder „Rechnung Ferienwohnung kostenlos Download“ fehlen oft die Kleinunternehmer-Variante oder die Trennung nach Steuersätzen. Ein Rechnung-Ferienwohnung-Muster kostenlos aus dem Netz ist nur so gut wie sein letzter Stand. Ein Ferienwohnung-Rechnung-Muster als PDF zu speichern ist dagegen sinnvoll, sobald es ausgefüllt ist: So lässt sich der Beleg nicht mehr versehentlich ändern.

Unsere Vorlage Rechnung Ferienwohnung steht bewusst als Text hier: Sie können die Rechnung-Ferienwohnung-Vorlage kostenlos übernehmen und in jedem Programm nachbauen. Das gilt auch als Rechnung-Ferienwohnung-privat-Vorlage, wenn Sie die Zeilen für Kleinunternehmer aus der zweiten Tabelle nutzen.

Ferienwohnung-Rechnung schreiben in sechs Schritten

1. Steuerstatus klären: Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer? Davon hängt ab, ob Sie Umsatzsteuer ausweisen.
2. Rechnungsempfänger erfragen: Privatperson oder Firma, bei Firmen den genauen Namen und die Anschrift.
3. Nummernkreis festlegen: etwa Jahr plus laufende Nummer, ohne Lücken und Doppelungen.
4. Positionen trennen: Übernachtung, Endreinigung, Extras, jeweils mit dem richtigen Steuersatz.
5. Prüfen und versenden: Pflichtangaben abhaken, als PDF per E-Mail schicken.
6. Ablegen: Rechnung und Zahlungseingang zusammen archivieren.

Ab zwei oder drei Wohnungen lohnt sich eine Software, die Rechnungsnummern automatisch vergibt und aus der Buchung direkt die Rechnung erzeugt. Für eine einzelne Ferienwohnung reicht eine gut gepflegte Vorlage.

Anzahlung, Storno und Korrektur

Bei einer Anzahlung genügt zunächst eine Anzahlungsrechnung, die Schlussrechnung zieht den bereits gezahlten Betrag ab. Sagt ein Gast ab, berechnen Vermieter die vereinbarten Stornokosten, welche Regeln dafür gelten, steht in unserem Ratgeber zur Stornierung einer Ferienwohnung. Wie Stornokosten umsatzsteuerlich zu behandeln sind, klären Vermieter mit ihrer Steuerberatung.

Ist eine Rechnung falsch, schreiben Sie keine neue mit derselben Nummer. Erstellen Sie eine Korrektur- oder Stornorechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Nummer und danach eine neue Rechnung.

Rechnung für Geschäftsreisende und Firmen

Für Gäste auf Dienstreise ist die Rechnung oft wichtiger als der Preis. Die Reisekostenabrechnung verlangt einen Beleg, der zur Reise passt, und die Firma möchte die Vorsteuer abziehen, wenn sie dazu berechtigt ist. Wer nach einer Ferienwohnung München für eine Dienstreise sucht, sollte die Rechnungsfrage deshalb schon vor der Buchung klären.

• Rechnungsempfänger: der Arbeitgeber mit vollständigem Firmennamen und Anschrift, dazu der Name des reisenden Mitarbeiters.
• Umsatzsteuer: getrennt nach 7 und 19 Prozent, damit die Buchhaltung die Vorsteuer korrekt erfassen kann.
• Frühstück und Extras: getrennt ausweisen, denn Mahlzeiten auf der Rechnung können die Verpflegungspauschale des Mitarbeiters mindern.
• Zeitraum: An- und Abreise müssen mit den Reisedaten übereinstimmen.

Häufig betrifft das Messen: Wer eine Unterkunft zur Messe München für ein Standteam bucht, braucht oft eine Sammelrechnung für mehrere Personen oder eine Rechnung pro Mitarbeiter. Sagen Sie dem Vermieter vorher, welche Variante Ihre Buchhaltung erwartet.

E-Rechnung bei Firmenkunden

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen an andere Unternehmen kommt stufenweise: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern sind davon ausgenommen. Eine PDF per E-Mail gilt dabei nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Längere Aufenthalte, etwa für Handwerker- und Projektteams, rechnen viele Vermieter wöchentlich oder monatlich ab. Wie solche Unterkünfte in München funktionieren, zeigt unsere Seite zu Monteurzimmer München.

Rechnung bei Buchung über eine Plattform

Bei einer Buchung über ein Portal bekommen Gäste zuerst eine Buchungs- oder Zahlungsbestätigung. Das ist in der Regel keine Rechnung über die Übernachtung. Die Plattform rechnet nur ihre eigene Servicegebühr ab, die Rechnung für die Ferienwohnung selbst muss der Gastgeber ausstellen.

Eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer kann nur ein Gastgeber ausstellen, der nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt. Brauchen Sie als Gast eine solche Rechnung, fragen Sie vor der Buchung nach und nennen Sie gleich den Rechnungsempfänger. Vermieter sollten in ihrem Inserat angeben, ob sie Rechnungen mit Umsatzsteuer ausstellen.

Für Vermieter gilt: Die Provision der Plattform ist eine Ausgabe, die auf deren Rechnung an Sie steht. Auf der Rechnung an den Gast erscheint sie nicht, maßgeblich ist der Preis, den der Gast für die Übernachtung zahlt.

Häufige Fehler auf der Rechnung

• Fehlender Leistungszeitraum: Nur das Rechnungsdatum reicht nicht, An- und Abreise gehören auf den Beleg.
• Ein Steuersatz für alles: Stellplatz oder Getränke mit 7 Prozent zu berechnen ist falsch, sie gehören zu 19 Prozent.
• Umsatzsteuer als Kleinunternehmer: führt zur Steuerschuld nach § 14c UStG.
• Doppelte oder springende Rechnungsnummern: fallen bei einer Prüfung als Erstes auf.
• Falscher Empfänger: Bucht eine Firma, gehört sie auf die Rechnung, nicht nur der Name des Gastes.
• Steuernummer fehlt: bei Rechnungen über 250 Euro Pflicht, auch für Kleinunternehmer.
• Rechnung nachträglich geändert: statt Korrektur- oder Stornorechnung wird die alte Datei überschrieben.

Aus der Praxis von Daniel Schulz: Die meisten Rückfragen von Firmenkunden betreffen nicht die Beträge, sondern den Rechnungsempfänger und den Zeitraum. Beides vor der Anreise abzufragen, spart nachträgliche Korrekturen.

Aufbewahrung: wie lange Rechnungen aufheben

Vermieter bewahren ausgestellte und erhaltene Rechnungen nach § 14b UStG acht Jahre auf. Die Frist wurde mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV ab 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, eine Rechnung vom November 2026 darf also frühestens Anfang 2035 vernichtet werden.

Elektronisch erhaltene Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden, ein Ausdruck reicht dann nicht. Gäste, die privat reisen, haben keine Aufbewahrungspflicht. Wer die Rechnung bei der Firma einreicht, gibt die Pflicht an den Arbeitgeber weiter, sollte aber eine Kopie behalten, bis die Erstattung da ist.

Gäste, die länger bleiben, etwa für ein Projekt über mehrere Monate, sammeln viele Belege. Eine monatliche Abrechnung statt einer Rechnung pro Woche macht die Ablage für beide Seiten einfacher.

Fazit

Eine korrekte Rechnung für die Ferienwohnung trennt Übernachtung mit 7 Prozent von Extras mit 19 Prozent, enthält über 250 Euro alle Pflichtangaben aus § 14 UStG und weist als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer aus, mit der Vorlage oben und einem sauberen Nummernkreis ist sie in wenigen Minuten geschrieben; wer als Firma für längere Projekte planbare Monatsrechnungen sucht, findet ab Herbst 2027 im Lehel ein Boardinghouse in München.

Häufige Fragen zur Rechnung für die Ferienwohnung

Was muss auf einer Rechnung für eine Ferienwohnung stehen?

Bei Rechnungen über 250 Euro brutto verlangt § 14 Abs. 4 UStG unter anderem Name und Anschrift von Vermieter und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Art der Leistung, Leistungszeitraum, das Entgelt nach Steuersätzen getrennt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Für Kleinbeträge und Kleinunternehmer gelten verkürzte Angaben.

Wie viel Mehrwertsteuer kommt auf die Übernachtung in einer Ferienwohnung?

Die kurzfristige Vermietung einer Ferienwohnung unterliegt dem ermäßigten Satz von 7 Prozent, dazu zählen auch unmittelbar dazugehörende Leistungen wie Bettwäsche, Handtücher und Reinigung. Leistungen wie ein Parkplatz oder Getränke werden mit 19 Prozent berechnet und müssen auf der Rechnung getrennt stehen. Stand ist Oktober 2026.

Wie sieht eine Rechnung für die Ferienwohnung als Kleinunternehmer aus?

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Die Rechnung enthält Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, Datum, Leistung, den Gesamtbetrag und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine Rechnung bis 250 Euro brutto. Nach § 33 UStDV genügen Name und Anschrift des Vermieters, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Name des Gastes und Rechnungsnummer sind dann nicht vorgeschrieben.

Muss ich als privater Vermieter eine Rechnung schreiben?

Gegenüber einem Unternehmer, der die Übernachtung für sein Unternehmen bucht, müssen Sie innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Privatgästen gegenüber besteht diese Pflicht in der Regel nicht, eine ordentliche Rechnung oder Quittung ist aber guter Service und hilft bei Rückfragen.

Auf wen soll die Rechnung bei einer Geschäftsreise ausgestellt werden?

Auf den Arbeitgeber mit Firmenname und Anschrift, ergänzt um den Namen des reisenden Mitarbeiters. So kann die Firma die Kosten als Reisekosten verbuchen und, wenn sie dazu berechtigt ist, die Vorsteuer abziehen. Klären Sie den Rechnungsempfänger am besten schon bei der Buchung.

Wie lange muss ich Rechnungen für die Ferienwohnung aufbewahren?

Vermieter bewahren Rechnungen nach § 14b UStG acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Diese Frist gilt seit 2025, vorher waren es zehn Jahre.

Bekomme ich bei einer Buchung über eine Plattform eine Rechnung?

Die Plattform stellt meist nur eine Zahlungsbestätigung und eine Rechnung über ihre eigene Servicegebühr aus. Die Rechnung für die Übernachtung kommt vom Gastgeber. Wer eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer braucht, fragt vor der Buchung nach.